RODO

POLITYKA BEZPIECZEŃSTWA INFORMACJI MARCIN DAMASIEWICZ DAMART

Sporządzona dn. 26 sierpnia 2018 r. Wersja 1.0

Niniejsza Polityka bezpieczeństwa, zwana dalej Polityką, została sporządzona w celu wykazania, że dane osobowe są przetwarzane i zabezpieczone zgodnie z wymogami prawa, dotyczącymi zasad przetwarzania i zabezpieczenia danych, w tym z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej RODO).

Definicje:

1. Administrator Danych: Marcin Damasiewicz, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą Marcin Damasiewicz DAMART, ulica Żubrów 86, 43 – 215 Jankowice, REGON: 241063703.

2. Dane osobowe – wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej.

3. System informatyczny – zespół współpracujących ze sobą urządzeń, programów, procedur przetwarzania informacji narzędzi programowych zastosowanych w celu przetwarzania danych.

4. Użytkownik – osoba upoważniona przez Administratora Danych do Przetwarzania danych osobowych.

5. Zbiór danych – każdy uporządkowany zestaw danych o charakterze osobowym, dostępny według określonych kryteriów.

6. Przetwarzanie danych – jakiekolwiek operacje wykonywane na Danych osobowych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie w formie tradycyjnej oraz w systemach informatycznych.

7. Identyfikator użytkownika – ciąg znaków literowych, cyfrowych lub innych jednoznacznie identyfikujący osobę upoważnioną do przetwarzania danych osobowych w systemie informatycznym (Użytkownika) w razie Przetwarzania danych osobowych w takim systemie.

8. Hasło – ciąg znaków literowych, cyfrowych lub innych, znany jedynie osobie uprawnionej do pracy w systemie informatycznym (Użytkownikowi) w razie przetwarzania danych osobowych w takim systemie.

9. Uwierzytelnianie – działanie, którego celem jest weryfikacja deklarowanej tożsamości podmiotu (Użytkownika).

I. Polityka bezpieczeństwa informacji

I. Postanowienia ogólne

1. Polityka dotyczy wszystkich Danych osobowych przetwarzanych przez Administratora niezależnie od formy ich przetwarzania (przetwarzane tradycyjnie zbiory ewidencyjne, systemy informatyczne) oraz od tego, czy dane są lub mogą być przetwarzane w zbiorach danych.

2. Polityka jest przechowywana w wersji elektronicznej oraz w wersji papierowej w oddziale Administratora w Gostyni, przy ulicy Pszczyńskiej 449, 43 – 176 Gostyń.

3. Polityka jest udostępniana do wglądu osobom posiadającym upoważnienie do przetwarzania danych osobowych na ich wniosek, a także osobom, którym ma zostać nadane upoważnienie do przetwarzania danych osobowych, celem zapoznania się z jej treścią.

4. Wszelkie dane osobowe przetwarzane przez Administratora objęte są tajemnicą i pracownik bądź Użytkownik nie mogą zostać zwolnieni od obowiązku zachowania ich w tajemnicy. Przez pracowników należy również rozumieć osoby współpracujące z Administratorem na podstawie umowy cywilnoprawnej.

5. W zakresie przetwarzania danych pozyskanych w związku z wykonywaniem czynności służbowych pracownicy i Użytkownicy Administratora stosują się do wskazanych powyżej przepisów dotyczących zachowania tajemnicy (poufności).

6. Dla skutecznej realizacji Polityki Administrator Danych zapewnia:

   a) odpowiednie do zagrożeń i kategorii danych objętych ochroną środki techniczne i rozwiązania organizacyjne;

   b) kontrolę i nadzór nad Przetwarzaniem danych osobowych;

   c) monitorowanie zastosowanych środków ochrony.

7. Monitorowanie przez Administratora Danych zastosowanych środków ochrony obejmuje m.in. działania Użytkowników, naruszanie zasad dostępu do danych, zapewnienie integralności plików oraz ochronę przed atakami zewnętrznymi oraz wewnętrznymi.

8. Administrator Danych zapewnia, że czynności wykonywane w związku z przetwarzaniem i zabezpieczeniem danych osobowych są zgodne z niniejszą polityką oraz odpowiednimi przepisami prawa.

II. Dane osobowe przetwarzane u administratora danych

1. Dane osobowe przetwarzane przez Administratora Danych gromadzone są w zbiorach danych.

2. Administrator danych nie podejmuje czynności przetwarzania, które mogłyby się wiązać z poważnym prawdopodobieństwem wystąpienia wysokiego ryzyka dla praw i wolności osób. W przypadku planowania takiego działania Administrator wykona czynności określone w art. 35 i nast. RODO.

3. W przypadku planowania nowych czynności przetwarzania Administrator dokonuje analizy ich skutków dla ochrony danych osobowych oraz uwzględnia kwestie ochrony danych w fazie ich projektowania.

4. Administrator danych prowadzi rejestr czynności przetwarzania.

III. Obowiązki i odpowiedzialność w zakresie zarządzania bezpieczeństwem

1. Wszystkie osoby zobowiązane są do przetwarzania danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami i zgodnie z ustaloną przez Administratora Danych Polityką Bezpieczeństwa, Instrukcją Zarządzania Systemem Informatycznym, a także innymi dokumentami wewnętrznymi i procedurami związanymi z Przetwarzaniem danych osobowych przez Administratora.

2. Wszystkie dane osobowe są przetwarzane przez Administratora z poszanowaniem zasad przetwarzania przewidzianych przez przepisy prawa:

   a) W każdym wypadku występuje chociaż jedna z przewidzianych przepisami prawa podstaw dla przetwarzania danych;

   b) Dane są przetwarzane rzetelnie i w sposób przejrzysty;

   c) Dane osobowe zbierane są w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami;

   d) Dane osobowe są przetwarzane jedynie w takim zakresie, jaki jest niezbędny dla osiągnięcia celu przetwarzania danych;

   e) Dane osobowe są prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane;

   f) Czas przechowywania danych jest ograniczony do okresu ich przydatności do celów, do których zostały zebrane, a po tym okresie są one anonimizowane bądź usuwane;

   g) Wobec osoby, której dane dotyczą, wykonywany jest obowiązek informacyjny zgodnie z treścią art. 13 i 14 RODO;

   h) Dane są zabezpieczone przed naruszeniami zasad ich ochrony.

3. Administrator danych nie przekazuje osobom, których dane dotyczą, informacji w sytuacji, w której dane te muszą zostać poufne zgodnie z obowiązkiem zachowania tajemnicy wynikające z obowiązujących umów i przepisów prawa (art. 14 ust 5 pkt d RODO).

4. Za naruszenie lub próbę naruszenia zasad przetwarzania i ochrony Danych osobowych uważa się w szczególności:

   a) naruszenie bezpieczeństwa Systemów informatycznych, w których przetwarzane są dane osobowe, w razie ich przetwarzania w takich systemach;

   b) udostępnianie lub umożliwienie udostępniania danych osobom lub podmiotom do tego nieupoważnionym;

   c) zaniechanie, choćby nieumyślne, dopełnienia obowiązku zapewnienia danym osobowym ochrony;

   d) niedopełnienie obowiązku zachowania w tajemnicy Danych osobowych oraz sposobów ich zabezpieczenia;

   e) przetwarzanie Danych osobowych niezgodnie z założonym zakresem i celem ich zbierania;

   f) spowodowanie uszkodzenia, utraty, niekontrolowanej zmiany lub nieuprawnione kopiowanie Danych osobowych;

   g) naruszenie praw osób, których dane są przetwarzane.

5. W przypadku stwierdzenia okoliczności naruszenia zasad ochrony danych osobowych Użytkownik zobowiązany jest do podjęcia wszystkich niezbędnych kroków, mających na celu ograniczenie skutków naruszenia i do niezwłocznego powiadomienia Administratora Danych.

6. Do obowiązków Administratora Danych w zakresie zatrudniania, zakończenia lub zmiany warunków zatrudnienia pracowników należy dopilnowanie, aby:

   a) pracownicy byli odpowiednio przygotowani do wykonywania swoich obowiązków;

   b) każdy z przetwarzających Dane osobowe był pisemnie upoważniony do przetwarzania;

   c) każdy pracownik zobowiązał się do zachowania danych osobowych przetwarzanych przez Administratora w tajemnicy.

7. Pracownicy zobowiązani są do:

   a) ścisłego przestrzegania zakresu nadanego upoważnienia;

   b) przetwarzania i ochrony danych osobowych zgodnie z przepisami;

   c) zachowania w tajemnicy danych osobowych oraz sposobów ich zabezpieczenia;

   d) zgłaszania incydentów związanych z naruszeniem bezpieczeństwa danych oraz niewłaściwym funkcjonowaniem systemu.

IV. Obszar przetwarzania danych osobowych

1. Obszar, w którym przetwarzane są Dane osobowe na terenie Administratora, obejmuje pomieszczenie biurowe znajdujące się w Jankowicach przy ulicy Żubrów 86 oraz w Gostyni przy ulicy Pszczyńskiej 449.

2. Dodatkowo obszar, w którym przetwarzane są Dane osobowe, stanowią wszystkie komputery przenośne oraz inne nośniki danych znajdujące się poza obszarem wskazanym powyżej.

V. Określenie środków technicznych i organizacyjnych niezbędnych dla zapewnienia poufności, integralności i rozliczalności przetwarzanych danych

1. Administrator Danych zapewnia zastosowanie środków technicznych i organizacyjnych niezbędnych dla zapewnienia poufności, integralności, rozliczalności i ciągłości Przetwarzanych danych.

2. Zastosowane środki ochrony (techniczne i organizacyjne) powinny być adekwatne do stwierdzonego poziomu ryzyka dla poszczególnych systemów, rodzajów zbiorów i kategorii danych, Środki obejmują:

   a) Ograniczenie dostępu do pomieszczeń, w których przetwarzane są dane osobowe, jedynie do osób odpowiednio upoważnionych. Inne osoby mogą przebywać w pomieszczeniach wykorzystywanych do przetwarzania danych jedynie w towarzystwie osoby upoważnionej;

   b) Zamykanie pomieszczeń tworzących obszar Przetwarzania danych osobowych określony w pkt IV powyżej na czas nieobecności pracowników, w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osób trzecich;

   c) Wykorzystanie zamykanych szafek do zabezpieczenia dokumentów;

   d) Wykorzystanie niszczarki do skutecznego usuwania dokumentów zawierających dane osobowe;

   e) Ochronę sieci lokalnej przed działaniami inicjowanymi z zewnątrz przy użyciu sieci firewall;

   f) Wykonywanie kopii awaryjnych danych raz w miesiącu kalendarzowym;

   g) Ochronę sprzętu komputerowego wykorzystywanego u administratora przed złośliwym oprogramowaniem;

   h) Zabezpieczenie dostępu do urządzeń Administratora przy pomocy haseł dostępu;

   i) Wykorzystanie szyfrowania danych przy ich transmisji.

VI. Naruszenia zasad ochrony danych osobowych

1. W przypadku stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych Administrator dokonuje oceny, czy zaistniałe naruszenie mogło powodować ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.

2. W każdej sytuacji, w której zaistniałe naruszenie mogło powodować ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, Administrator zgłasza fakt naruszenia zasad ochrony danych organowi nadzorczemu bez zbędnej zwłoki – jeżeli to wykonalne, nie później niż w terminie 72 godzin po stwierdzeniu naruszenia.

3. Jeżeli ryzyko naruszenia praw i wolności jest wysokie, Administrator zawiadamia o incydencie także osobę, której dane dotyczą.

VII. Powierzenie przetwarzania danych osobowych

1. Administrator Danych Osobowych może powierzyć przetwarzanie danych osobowych innemu podmiotowi wyłącznie w drodze umowy zawartej w formie pisemnej, zgodnie z wymogami wskazanymi dla takich umów w art. 28 RODO.

2. Przed powierzeniem przetwarzania danych osobowych Administrator w miarę możliwości uzyskuje informacje o dotychczasowych praktykach procesora dotyczących zabezpieczenia danych osobowych.

VIII. Przekazywanie danych do państwa trzeciego

Administrator Danych Osobowych nie będzie przekazywał danych osobowych do państwa trzeciego, poza sytuacjami w których następuje to na wniosek osoby, której dane dotyczą.

IX. Postanowienia końcowe

1. Za niedopełnienie obowiązków wynikających z niniejszego dokumentu pracownik ponosi odpowiedzialność na podstawie Kodeksu pracy, Przepisów o ochronie danych osobowych oraz Kodeksu karnego w odniesieniu do danych osobowych objętych tajemnicą zawodową.

2. Integralną część niniejszej Polityki bezpieczeństwa stanowią następujące Załączniki:

   • Rejestr czynności przetwarzania danych osobowych – w wersji elektronicznej.

   • Wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych.

   • Wzór Oświadczenia i zobowiązania osoby przetwarzającej dane osobowe.

   • Wzór zgłoszenia naruszenia zasad ochrony danych do organu nadzorczego.

   • Instrukcja zarządzania systemem informatycznym Administratora.

   • Wzór umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Załącznik 1. Rejestr czynności przetwarzania danych osobowych

• Nazwa oraz dane kontaktowe Administratora Danych: Marcin Damasiewicz, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą Marcin Damasiewicz DAMART, ulica Żubrów 86, 43 – 215 Jankowice, REGON: 241063703.

• Imię i nazwisko lub nazwa oraz dane kontaktowe osoby zajmującej się w imieniu Administratora nadzorem na wykonaniem obowiązków wynikających z RODO.

• Opis kategorii osób, których dane dotyczą, oraz kategorii danych osobowych.

• Cele przetwarzania danych osobowych.

• Kategorie odbiorców, którym dane osobowe zostały lub zostaną ujawnione, w tym odbiorców w państwach trzecich lub w organizacjach międzynarodowych.

• Informacja o przekazywaniu danych osobowych do państwa trzeciego.

• Planowane terminy usunięcia poszczególnych kategorii danych.

• Ogólny opis technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa.

Załącznik 6. Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

§ 1 Powierzenie przetwarzania danych

1. W związku z zawarciem umowy podstawowej, Powierzający stosownie do art. 29 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), powierza Wykonawcy, jako podmiotowi przetwarzającemu, przetwarzanie danych osobowych na zasadach określonych w niniejszej umowie.

2. Zakres powierzonych danych osobowych obejmuje poniższe rodzaje/kategorie danych:

   • Rodzaj danych (np. imię, nazwisko, adres itd.)

   • Kategorie osób których dane dotyczą (np. klienci, dostawcy, przewoźnicy itd.)

3. Wykonawca zobowiązuje się przetwarzać powierzone dane osobowe wyłącznie w zakresie przewidzianym w niniejszej umowie, w okresie jej obowiązywania.

4. Wykonawca ma prawo przetwarzać dane osobowe wyłącznie celem wykonania Umowy Podstawowej.

5. Powierzający jest administratorem danych osobowych w rozumieniu RODO.

6. Dane osobowe, w zależności od potrzeb, będą przetwarzane przez Wykonawcę w siedzibie Powierzającego lub w siedzibie Wykonawcy.

7. Przetwarzanie danych przez Wykonawcę w innych lokalizacjach lub też dalsze powierzenie wymaga uprzedniej zgody Powierzającego w formie pisemnej pod rygorem nieważności. W przypadku zgody ogólnej, Wykonawca informuje Powierzającego o wszelkich zamierzonych zmianach dotyczących dodania lub zastąpienia lokalizacji przetwarzania albo dodania dalszych podmiotów przetwarzających - umożliwiając tym samym Powierzającemu wyrażenie sprzeciwu wobec takich zmian.

8. Jeżeli Powierzający wyrazi zgodę na dalsze powierzenie danych osobowych, wówczas Wykonawca może dokonać takiego dalszego powierzenia osobie trzeciej (podwykonawcy), z tym że umowa dalszego powierzenia powinna przewidywać, że podwykonawca obciążony jest takimi samymi obowiązkami, jak Wykonawca. Jeżeli podwykonawca nie wywiąże się ze spoczywających na nim obowiązków ochrony danych, pełna odpowiedzialność wobec Powierzającego za wypełnienie obowiązków podwykonawcy spoczywa na Wykonawcy.

§ 2 Zasady przetwarzania danych

1. Wykonawca zobowiązuje się przetwarzać dane osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie Powierzającego – co dotyczy też przekazywania danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej – chyba że obowiązek taki nakłada na niego prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego, któremu podlega Wykonawca; w takim przypadku przed rozpoczęciem przetwarzania Wykonawca informuje Powierzającego o tym obowiązku prawnym, o ile prawo to nie zabrania udzielania takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny.

2. Wykonawca zobowiązuje się do przetwarzania danych osobowych zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami, w tym zwłaszcza RODO.

§ 3 Zabezpieczenie przetwarzanych danych osobowych

1. Wykonawca zobowiązuje się zabezpieczyć dane osobowe w sposób uwzględniający w szczególności stan wiedzy technicznej, koszt wdrażania oraz charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych. W szczególności, Wykonawca zobowiązany jest do zastosowania środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę przetwarzanych danych osobowych.

2. W stosownym przypadku zapewnić należy zwłaszcza:

   • pseudonimizację i szyfrowanie danych osobowych;

   • zdolność do ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemów i usług przetwarzania;

   • zdolność do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego;

   • regularne testowanie, mierzenie i ocenianie skuteczności środków technicznych i organizacyjnych mających zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania.

3. Wykonawca zobowiązuje się do dopuszczenia do przetwarzania danych wyłącznie osób posiadających wydane przez niego upoważnienie.

4. Wykonawca zapewnia kontrolę nad prawidłowością przetwarzania danych, prowadzi ewidencję osób upoważnionych i dba, aby osoby te zachowały dane w tajemnicy.

5. Wykonawca zobowiązuje się pomagać administratorowi w wywiązaniu się z obowiązku odpowiadania na żądania osób, których dane dotyczą.

6. Wykonawca, uwzględniając charakter przetwarzania oraz dostępne mu informacje, pomaga Powierzającemu wywiązać się z obowiązków określonych w art. 32–36 RODO.

7. Powierzający jest uprawniony do kontrolowania Wykonawcy w zakresie przetwarzania danych osobowych.

8. W celu wykonania kontroli upoważnieni pracownicy Powierzającego mają prawo wstępu do pomieszczeń, żądania wyjaśnień oraz przeprowadzania oględzin urządzeń i systemów.

9. Na zakończenie kontroli sporządza się protokół. Wykonawca może wnieść zastrzeżenia do protokołu w ciągu 5 dni roboczych. Wykonawca zobowiązuje się dostosować do zaleceń pokontrolnych.

10. Wykonawca zobowiązuje się odpowiedzieć niezwłocznie na każde pytanie Powierzającego dotyczące przetwarzania danych.

11. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy danych osobowych. Obowiązek ten trwa także po ustaniu umowy.

12. Wykonawca oświadcza, że przetwarzanie powierzonych danych osobowych będzie się odbywało na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

13. Wykonawca zobowiązuje się udostępnić Powierzającemu wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków.

14. W przypadku, gdy Wykonawca uzna że polecenie wydane mu przez Powierzającego stanowi naruszenie RODO – Wykonawca zobowiązany jest niezwłocznie poinformować o tym Powierzającego.

§ 4 Współdziałanie Stron

1. Strony ustalają, że podczas realizacji umowy będą ze sobą ściśle współpracować.

2. Wykonawca nie może przenieść praw lub obowiązków wynikających z niniejszej umowy na osobę trzecią, chyba że umowa stanowi inaczej.

§ 5 Przetwarzanie danych osobowych po rozwiązaniu Umowy Podstawowej

Po wygaśnięciu umowy, Wykonawca niezwłocznie, ale nie później niż w terminie do 3 dni, zobowiązuje się zależnie od decyzji Powierzającego usunąć wszystkie dane osobowe lub zwrócić je Powierzającemu oraz usunąć istniejące kopie, chyba że przepisy nakazują przechowywanie danych. Protokół potwierdzający usunięcie Wykonawca niezwłocznie przekaże Powierzającemu.

§ 6 Czas obowiązywania Umowy powierzenia

Niniejsza umowa zostaje zawarta na czas określony, tj. czas trwania Umowy Podstawowej.

§ 7 Warunki wypowiedzenia Umowy powierzenia

Umowa może zostać wypowiedziana przez Powierzającego ze skutkiem natychmiastowym w przypadku rażącego naruszenia umowy przez Wykonawcę, powierzenia danych podwykonawcom bez zgody, wyrządzenia szkody lub wszczęcia postępowania sądowego przeciw Wykonawcy w związku z naruszeniem ochrony danych.

§ 8 Naruszenie ochrony danych osobowych

1. Wykonawca odpowiada za wszelkie wyrządzone osobom trzecim szkody, które powstały w związku z nienależytym przetwarzaniem danych.

2. Naruszenie przepisów z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, w następstwie którego Powierzający zostanie obciążony karą, uprawnia Powierzającego do dochodzenia od Wykonawcy zwrotu poniesionych strat w pełnej wysokości.

§ 9 Postanowienia końcowe

1. Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

2. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie będą miały przepisy obowiązujące na terenie Rzeczypospolitej Polskiej, w tym RODO.

3. Spory wynikłe z tytułu Umowy będzie rozstrzygał sąd polski, właściwy miejscowo dla siedziby Powierzającego.

4. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.